0530 973 41 41
info@trustee.com.tr

BA -BS FORMU MUTABAKAT HİZMETİ

VUK 396 Sıra Nolu Genel Tebliği Gereğince Mal Ve Hizmet Alım/Satımlarına İlişkin Bildirim Formu (Ba-Bs) Verilmektedir. Bu Kapsamda,

Firmaların Karşılıklı Olarak Birbirleri İle Yaptıkları MUTABAKAT İşleri
Konusunda Uzman Tecrübeli Personel İle Şirketimiz Tarafından Hizmet Olarak Verilmektedir.

Ayrıntılar:
1- Mutabakat hizmeti, konusunda uzman personellerimizce firmanız adına, tüm süreçleri ile yürütülerek raporlanır.
2- İş süreçleri Ba-Bs ve Cari Hesap Mutabakatı yapabilen Trustee e-mutabakat programı kullanılarak yürütülür. Bu program isteğe bağlı olarak Cloud Server üzerine kurulu olabileceği gibi, firmanın kendi ortamında bir sunucu üzerinde de olabilir.
3- Hizmet almak isteyen firma ile şirketimiz arasında bir hizmet sözleşmesi yapılır. Sözleşme yıllık olarak akd edilir ve aylık dönemler halinde ücretlendirilir.
4- HİZMET VERME ŞEKLİ:
e-Mutabakat hizmeti tarafımızdan 2 farklı yöntemle yapılmaktadır. İşletmenizin altyapısına veya teknoloji yönelimlerine göre bunlardan birisini tercih edebilirsiniz:

a) Uzaktan Bağlantı Yöntemi
Bu yöntemde tarafınızdan uzaktan bağlantı (ör: Teamviewer) imkanı sağlanır. Uzman personelimiz dönemsel olarak ERP’den alınan Ba-Bs Excel listesini sizden alır. e-Mutabakat sistemine yüklemeyi yapar ve mutabakat süreci başlar.

Mutabakat yapılacak muhataplara, formata uygun e-posta teyit mektupları gönderilir. Geri dönüşümler “mutabıkız veya mutabık değiliz” şeklinde olur. Mutabık olunmayan durumlarda “açıklama” sütununda karşı tarafın bir izahatı yer alır.

Mutabık olunmayan durumlar için uzaktan ERP yazılımınıza (sadece okuma amaçlı) bağlanılır ve ret sebepleri incelenir, muhatap firmalarla konu takip edilip, sizin tarafınızda yapılacak düzeltmeler çıkarılır. Bu düzeltme listesi size iletilir ve ERP’den düzeltme yapmanız beklenir. Siz düzeltmeleri yaptıktan sonra mutabakat süresi sadece reddedilenlerle ilgili tekrar başlatılır ve süreç sonlanır.

b) Yerinde Çalışma Yöntemi
Bu yöntemde tüm takip uzman personelimiz tarafından yapılır. Sizden sadece dönemsel Excel alınır. Süreç sonuna sadece ret listesi için personelimiz sizin ortamınızda fiziksel belgeleri inceler ve ERP yazılımına bağlanarak takip-sorgulama- işlemini yapar. Bunun için sizin ortamınızda yarım gün veya ihtiyaç süresince bulunması yeterlidir.
5- Dönem sonu veya anlık olarak aşağıdaki raporlar alınır.

a. Mutabakat onayına gönderilen firma listeleri
b. “Mutabıkız” onayı almış sorunsuz mutabakat firma listeleri
c. “Mutabık Değiliz” ibaresi ile sorun bildirilen firma listeleri
d. Geri dönüş yapmamış firma listeleri
6- Muhataplardan yapılan geri dönüşlerin arşivlenmesi
Geri dönüşler, mail yolu ile olur. İsteyen firmalar faks ve telefonla da geri dönüş yaparlar. Islak imza ve kaşe içeren dokümanlar ile faks mail ve telefon ortamında sağlanan geri dönüşler, Doküman Yönetimi Standartlarında aylık veriler şeklinde dijital olarak arşivlenerek korunmuş olur. Aynı zamanda gerek duyulması halinde kolayca erişim ve paylaşım imkânı sağlanır.
7- Bütün bu süreçler şirketimiz tarafından yetkilendirilmiş uzman personel tarafından standartlara uygun olarak başlatılır ve sonlandırılır.
Hizmet Alımının Faydaları
1- Güvenli bir şekilde süreçler yönetilir.
2- Zaman ve iş gücü tasarrufu sağlar.
3- Standart yöntemlerle %100 liste mutabakatı yapılır.
4- Firmanız muhasebe birimi kendi işlerini yapmak yerine mutabakat işleri ile zaman kaybetmez.
5- İş süreçleri elektronik ortamda yürütülerek arşivleme imkânı sağlanır.
6- Mutabakat arşivleri dilediğiniz müddetçe saklanarak olası vergi incelemelerinde geri dönüş imkânı sağlar.
7- Olası muhasebe kayıt ve beyan hatalarını önleyerek vergi incelemelerinde güven sağlar.