0530 973 41 41
info@trustee.com.tr
Modül Adı : Doküman Yönetim Sistemi
Modül Kodu : DM
Bağımlılık : Diğer tüm modüller için zorunludur ve lisanslamada temel kullanıcı sayısını ifade eder. TRUSTEE’nin en alt seviyedeki fonksiyonlarını içerir.

Doküman Yönetimi (Document Management) işletmenin faaliyetleri sırasında oluşan her türlü yapısal (elektronik formlar) ve yapısal olmayan (taranmış belgeler) belgenin tanımlanması, yaşam döngüsü boyunca takip edilmesi, arşivlenmesi ve sorgulanması amacıyla tasarlanmıştır. TRUSTEE altyapısı dokümanın kompleks bir form şeklinde tasarlanabilmesine imkan tanıdığından belgeler üzerinde  karakter, sayısal, mantıksal, tarih, kategori, dosya eklentisi, resim, PDF, tablo, seçenekli değer vb. alan tipleri kullanılabilir. Döküman Yönetim Sistemi ihtiyaçlarınız için, firmamızdan bilgi alabilirsiniz. Yazılımsal çözümler ile zaman kazanın.

Döküman Yönetim Sistemi Ve Yazılımı

Kurum ve şirketlerde dokümanların oluşumu ve akışı dinamik ve esnek bir yönetim gerektirmektedir. Bütün bu ihtiyaçlar gözönüne alınarak tasarlanmış olan doküman yönetimi altyapısı, dokümanların iş akış süreçlerini başlatmasını ya da bu süreçler tarafından oluşturulmalarını desteklemektedir. Ayrıca olay yönetimi yaklaşımı ile klasör, gelen-giden evrak, süreç listesi gibi ortamlarda meydana gelen her türlü değişim algılanmakta ve çeşitli yönlendirme ve uyarı mekanizmalarını tetikleyebilmektedir.

Başlıca Özellikler
  • Elektronik Form Tasarımı
  • Yetkilendirme, Yayınlama
  • Onay Süreçleri
  • Ofis Uyumu
  • ERP Entegrasyonu
  • Versiyon Takibi
  • OCR Tam Metin Arama
  • Zengin PDF Araçları
  • Mobil Uyum
Detay
  • Microsoft Office uygulamaları ile entegre çalışabilmektedir.
  • Email (POP3, SMTP, IMAP), Faks Server (e-mail ile), Sms (Xml Envelop veya Web Servis ile) entegrasyonu yapılabilmektedir.
  • Dokümanların içerikleri, tanım bilgileri ve alanları üzerinde gelişmiş aramalar yapılabilmektedir.
  • Dokümanlar hiyerarşik klasörler içerisinde tutulabilmekte, klasörler arası kopyalama, yapıştırma gibi işlemler yapılabilmektedir.
  • Klasörler ve dokümanlar üzerinde gelişmiş yetki tanımları yapılabilmektedir. Bir doküman üzerinde yetki verilen kişi ve gruplar ortak çalışabilmekte, güncellemeler sırasında kilitleme mekanizması kullanılabilmektedir.
  • Doküman üzerinde yapılan her değişiklik ayrı versiyonlar halinde tutulmaktadır. Doküman açıldığında eski versiyonlara kolayca geçiş yapılabilmektedir. Hangi kullanıcının hangi tarihte ne değişiklik yaptığı kolayca izlenebilmektedir. Versiyonlama sistemi major, minor gibi seviyeleri içermektedir, istenilirse manuel versiyon etiketi oluşturulabilmektedir.
  • Her doküman kendi içerisinde doküman ilişkisi, yetkilendirme, onaylama, arşivleme fonksiyonlarına sahiptir.
  • Onay süreçleri iş akışına bağlanılarak yapılabildiği gibi, iş akışından bağımsız tek bir dokümanın paylaştırılması biçiminde de yapılabilmektedir.
  • Yapısal doküman tanımı mümkündür. İstenilen veri tipleri kullanılarak ve html sayfa düzeni verilerek şablon tasarlanabilmektedir.
  • Kurumlarda varolan matbu şablonlar göz önüne alınarak, bir doküman içerisine sayısal, mantıksal, tarih, karakter, dizi (aray), tablo (table), resim, url, dosya eklentisi, düz metin, zengin metin gibi veri tiplerinden alan tanımı yapılabilmektedir.
  • Doküman üzerindeki bütün alanlar kurumda varolan ERP, MRP vb… uygulamalarla ilişkilendirilebilmektedir, veri alışverişi tanımlanabilmektedir.
  • Doküman şablon tanımları kompleks iş ihtiyaçlarını karşılayacak kodlamaya (scripting) izin vermektedir. Yükleme (afterload), kaydetme (aftersave), alan bazında okuma-güncelleme (setter, getter) gibi tetikleyiciler yazılabilmektedir.
  • Bir doküman iş akışı, evrak defteri, başka bir doküman, klasör, konu gibi nesnelerle ilişkilendirilebilmektedir.
  • Her kullanıcı sadece kendisi ile ilgili işleri, klasörler, menüleri, dokümanları görebilmekte ve işlem yapabilmektedir.
  • Sistemde aynı isme sahip birden fazla doküman, klasör olabilmektedir.
  • Doküman ile yerel dosya sistemi arasında alış-veriş (export/import) işlemi yapılabilmektedir.
  • Bazı klasörler içerisine opsiyonel olarak sadece tek tip doküman eklenmesi sağlanabilmektedir. Bazı doküman tiplerinin sadece tek klasör içerisine kaydedilmesi sağlanabilmektedir.
  • Klasörler için yetki kuralı tanımlanabilmektedir. Klasör içerisine yeni bir doküman eklendiğinde otomatik olarak yetkilendirme yapılabilmektedir.
  • Dokümanların liste görünümü için sütun tanımlaması yapılabilmektedir. Bu sütunlar ile dokümanın içerisindeki indeks alanları eşleştirilebilmektedir. Dokümanlar görüntülenirken istenilen görünüm biçimi kolayca seçilebilmektedir. Belirli klasörler için görünüm tipleri saklanabilmektedir. Sorgu alanları indeks alanları bazında oluşturulabilmektedir. Bu sorgu alanları doküman sorulama ekranında dinamik olarak kullanılabilmektedir.
  • Doküman içeriklerinden PDF uzantılı olanlar Karakter Tanıma – OCR işlevi ile metne dönüştürülebilmektedir. OCR dili olarak Türkçe ve İngilizce desteklenmektedir.
  • Doküman yönetim sistemi kullanılarak sıkça sorulan sorular, anketler, duyurular, kullanıcı yardım dokümanları, forumlar, yükleme merkezi vb… kurumun ihtiyaç duyabileceği web ortamları yönetilebilmektedir.
  • Misafir kullanıcı tanımı yapılabilmektedir.
  • Şablonlar üzerinde, şablon doldurma, okuma, değiştirme gibi yetkiler yönetilebilmektedir.