0530 973 41 41
info@trustee.com.tr
Modül Adı : Evrak Takip Sistemi
Modül Kodu : RM
Bağımlılık : Doküman Yönetim Sistemi kurulumu zorunludur. Belge yönetimi (TSE13298) modundaki konfigürasyonlarda Resmi Yazışma ve Elektronik İmza Modülü kurulumu zorunludur.

Evrak Takip Sistemi, kurum, birim ve kişi bazında evrak kaydı, teslim, havale, iade, iptal, dosyalama işlemlerini gerçekleştirir.
Bu modül aynı zamanda belge yönetimi için gerekli numeratör (sayaç) altyapısını sağladığından e-imza ile imzalanan tüm dokümanların kurumsal kayıt sisteminde gösterilmesi için zorunludur.
Genelde yıllık olarak tanımlanan evrak defterleri ile tüm dosyalama işlemleri otomatik olarak yapılır. Böylece günlük birimsel (cari) arşivler arka planda oluşur.
Başlıca Özellikler
  • Gelen-Giden Evrak Kaydı
  • Teslim, Havale, İade
  • Sorumlu Atama
  • Son Tarih Kontrolü
  • Dosyalama
  • Aylık, Günlük Defter Dökümleri
  • e-İmza & KEP Entegrasyonu
  • Dağıtım Ağacı
Detay
  • Program kurum, birim ve şahıs bazında evrak defter takibi yapabilmektedir.
  • Her evrak için sayı, tarih, konu, son tarih, gelen-giden, belge türü, durum, öncelik gibi bilgiler tutulabilmektedir. Bu alanlara göre sorgulama yapılabilmektedir.
  • Evrak dağıtımı, havale, teslim/zimmet, iade işlemleri yapılabilmektedir.
  • Evrak defterleri, doküman yönetim sistemi ile entegre çalışabilmektedir.
  • Kurum içi zimmet işlemleri her kullanıcı tarafından online olarak izlenebilmekte, “teslim alındı”, “iade edildi” gibi evrak durumları anında görülebilmektedir.
  • Evrak ekleri ile birlikte saklanabilmektedir.
  • Evrak sisteminde yer alan dokümanlar kurumsal resmi belge niteliği taşımaktadır ve hiç bir şekilde değiştirilememektedir.
  • Evrak işleri ile ilgili uyarı mekanizmaları vardır ve istenilirse çeşitli iletişim şekilleri üzerinden (email, sms, fax …) otomatik uyarı tanımı yapılabilmektedir.
  • Evrakın iç dağıtımında doküman fiziksel olarak kopyalanmamakta, orijinali bir tane tutulmakta ve dağıtımlar için link oluşturulmaktadır.
  • Evrak sistemi iş akışlarına bağlanabilmektedir.
  • Dosyalama sistemi için tasfiye planı oluşturulabilmektedir, tasfiye durumları klasörler ile ilişkilendirilebilmektedir. Dosyalama sistemi için istenilen hiyerarşik yapı oluşturulabilmektedir.
  • Dağıtım planları oluşturulabilmektedir.
  • Evrakların manuel yöntemle tarih-sıra no girişi yapılabilmektedir. Program kronoloji kontrolü yapmakta ve evrakların tarih ve sıra no bilgileri arasındaki ilişkide hata olursa kullanıcıyı uyarmaktadır.
  • Havale işlemleri sırasında hiyerarşiye uygun olmayan evrak yönlendirmeleri engellenmektedir. Evrak ekranlarında kullanılan hedef kurum/birim seçimi, sorumlu atama vb… listeler için kural tanımlanabilmektedir. Bu kurallara göre her birim sadece kendisini ilgilendiren kişi ve birim kayıtlarını görebilmektedir.
  • Evrakların kapalı ve açık durumları takip edilebilmektedir. Belirli tarih aralığındaki kapatılmamış evraklar, sorumlu bilgileri, son tarih tarihlerine göre sorgulanabilmektedir.
  • Evrakların kurum içerisinde hangi birimleri dolaştığı ve havale edilen yerler, atanan sorumlular kolayca izlenebilmektedir.
  • Evrakların asıl, fotokopi ve faks nüshalarının nerede oldukları takip edilebilmektedir.
  • Evrak defterleri üzerinde kural tanımları yapılabilmektedir. Bu kurallar ile belirli koşullar sağlandığında otomatik olarak havale listesi oluşturulabilmektedir, otomatik okuma yetkileri verilebilmektedir.
  • Bir kullanıcı yetki verilmesi durumunda birden fazla evrak defterini görebilmekte ve yönetebilmektedir.
  • Evrak defteri üzerinden kolaylıkla işlem başlatılabilmektedir. Bir evrak ile başlatılmış olan işlemler takip edilebilmektedir. Bir evrak ile yeni bir işlem başlatılabildiği gibi, evrak önceden başlatılmış olan bir işleme de bağlanabilmektedir.
  • Evraklar arasında ilgi kurulabilmektedir. İlgi listesi tarihe göre sıralanmakta ve bir evrak açıldığında bu evrakla ilgili olan tüm evraklar geliş-gidiş tarihlerine göre listelenebilmektedir.
  • Evraklar üzerindeki indeks alanlarına göre arama yapılabilmektedir.
  • Kaydı yapılan evraklar seçilen dosya koduna göre otomatik olarak arşivlenmektedir. Arşiv dosyasına henüz kaldırılmamış olan evraklar “İşlemdeki Yazılar” adında aktif bir klasörde saklanabilmektedir, işlemi tamamlandıktan sonra kalıcı klasörlere taşınabilmektedir.
  • Evrak sistemi birden fazla tarayıcı profili ile çalışabilmektedir. USB tarayıcı ile evrak oluşturmak mümkündür.