0530 973 41 41
info@trustee.com.tr
Gelişmiş Özellikler
Elektronik Form Tasarımı

İşletmenizde var olan herhangi bir matbu form kolaylıkla elektronik form olarak tasarlanır. Bu formlara veri girişi web tabanlı arayüzden yapılabilir.

Örnekİşletmenizdeki fatura, personel sicil, sözleşme, iş emri gibi formların web tasarımları.

Doküman Oluşturma, Paylaştırma, Yayınlama

Tasarlanan elektronik formlara girilerek hazırlanan dokümanlar diğer kullanıcılarla paylaştırılır ve belirli bir okuyucu grubuna paylaştırılabilir.

ÖrnekBir sözleşmenin taranarak sözleşme numarası ve tarihi girilip doküman haline getirilir. Ardından hukuk birimine incelemesi için gönderilir.

Versiyon takibi

Dokümanlar üzerinde yapılan değişiklikler kayıt altına alınır ve hangi kullanıcının ne zaman hangi değişikliği yaptığı izlenebilir.

ÖrnekÜzerinde ortak çalışılan teklif formu satış personeli tarafından nihai halini alana kadar güncellenir. Tüm güncelleme ve versiyonlar takip edilir.

Onay süreçleri

Hazırlanan taslak dokümanlar onaya sunulur ve tüm onaycılar imzaladıklarında süreç tamamlanır ve doküman yayınlanır.

ÖrnekSatınalma formu yöneticilerin onayına sunulur. Onaylama tamamlanınca satınalma dosyasına eklenir ve teklifler toplanmaya başlanır.

Toplu tarama ve görüntü işleme

Birikmiş olan arşivler özel bir yazılımlar tarayıcıdan geçirilir ve indeks alanları ile eşleştirilerek dijital arşive gönderilir.

ÖrnekBirikmiş olan 10 yıllık dosyalar tarayıcıdan geçirilerek PDF haline getirilir. Her dokümanın evrak tipi ve erişim alanı belirlenir ve arşivlenir. Ardından kolaylıkla sorgulanabilir.

İş akış tasarımı

İşletmenizdeki süreçler grafiksel olarak aktivite bazlı sisteme girilir.

Örnek Yöneticilerin personeli takip edebilmek için iş emri süreci tasarlanır. Yöneticinin talimatlarını forma girmesi, personele iş atama ve sonuç aktiviteleri tanımlanır, son süreleri, bitiş koşulları girilir.

İş akış çalıştırma

Tasarlanan iş akışları çalıştırılır. Bir iş akışı tasarımının yüzlerce çalışma kaydı olabilir.

Örnek Yönetici her iş atayacağında iş emri akışını kullanarak talimatlarını girer ve personele atar. Personel kendisine yönlendirilen işi görür, gereğini yapar ve sonuç girer. Rapor yöneticiye ulaşır ve işlem olumu-olumsuz sonuçlanır.

Aktivite atama, yönlendirme

Süreçler aktivitelerden oluşur. Her aktivitenin ne kadar sürmesi gerektiği, aktivite sorumlusu, sorumlunun dolduracağı formlar, yönlendirme kuralları, bir sonraki aktiviteler, geçiş koşulları tanımlanabilir.

Örnekİş emirini alan personel işin muhatabı değilse başkasına yönlendirir. Birden fazla eşgüdümlü aktivite oluşabilir veya birden fazla seçenekten birisi seçilir. Güncel hayatta var olan tüm koşullu alternatifler ve geçişler tanımlanabilir.

Zamanlama

Her aktivitenin süre limit girilebilir. İşin gecikmesi durumunda sistem önceden tarif edilen aksiyonları alır.

Örnekİş emirini alan personel işi 48 saatte bitiremezse yöneticite uyarı gider ve iş askıya alınır. Yönetici duruma müdahale edip ve gerekli aksiyonları hatırlatıp işi devam ettirebilir. Ya da gecikme durumunda otomatik olarak başka bir düzeltici önlem devreye girer.

Performans ölçümü

Sistem günlük, haftalık, aylık bazlı rapor üretebilir. Toplam gecikmeleri, ortalama sapmaları hesaplayabilir.

ÖrnekPrim usulü çalışan bir işletme kendisine yönlendirilen aktiviteleri ortalama olarak 3 saat erken bitiren personeline ek prim verebilir. Çok kritik aktivitelerde sürekli gecikme yaşanıyorsa aktivite tanımını parçalara bölebilir veya sorumlularını değiştirir.

Gelen evrak ve teslim, havale, iade

Dışarıdan işletmeye gelen her türlü evrak kapıda kayıt altına alınır. Numara verilir ve içeride ilgilisine havale edilir. İlgilisi evrakı teslim alır veya alıp başkasına zincirleme havale eder. Evrak kendisi ile ilgili değilse gönderene iade eder.

ÖrnekGünlük gelen faturalar taranıp fatura numarası ve tarihi, nereden geldiği girilir ve kontrol/ödeme birimine havale edilir.

Giden evrak

Dışarıya gönderilen her türlü resmi yazı kayıt altına alınır ve numara verilir.

ÖrnekGiden teklifler numara alır ve kaydedilir.

Sorumlu atama

Giden ve gelen evraka kayıt bazlı olarak bir sorumlu atanır. Gelen evrakın gereğini yapmaktan giden evrakın da dönüş takibini yapmaktan sorumlu olan kişilerin açık bıraktıkları veya kapattıkları iş kalemleri listelenir.

ÖrnekGelen hukuki resmi yazılar hukuk birimine havale edilir. Hukuk birimi kendisine gelen yazıları teslim alır ve ilgili avukatı sorumlu olarak atar.

Son tarih kontrolü

Gelen yazıların cevap yazma süresi, giden yazıların da cevap bekleme süresi tayin edilebilir.

ÖrnekGelen bir mahkeme belgesine 15 gün içerisinde cevap yazmak gerekiyorsa sistem günü gelmeden uyarılar üretir. Gecikme varsa raporlar.

Dosyalama

Gelen ve giden yazılar arka planda dosyalama sisteminde arşivlenir.

ÖrnekGelen faturalar fatura dosyasına, teklifler teklif dosyasına kaydedilir. Düzenli tutulan bir arşivde raflardaki klasörlerin aynısı dijital ortamda da oluşur.

Fiziksel arşiv yönetimi

Dosyalarınızı sakladığınız arşiv bina/oda ortamı lokasyon, dolap, raf düzenine göre etiketlenir ve hiyerarşik olarak tanımlanır. Arşiv giriş-çıkış işlemleri takip edilir.

ÖrnekX Ltd. Şti. Çankaya Arşivi ve içerisindeki tüm arşivlik malzeme yazılım tarafından yönetilebilir.

Dolap-raf adresleme

Arşiv yapısı yapılan etiketlemeye göre modellenir. Arşivlenmiş dosya ve dokümanlar kolaylıkla bulunabilir.

ÖrnekDolap A001, A002, Raf1, Raf2, Raf3 … şeklinde etiketleme yapılır.

Arşivleme

Birimlerde güncel kullanımı sona ermiş olan dosyalar arşive gönderilir. Arşive gönderme işlemi yazılım üzerinden kayıt altına alınır. Manuel olarak arşivleme yapılabileceği gibi kullanılan ERP benzeri yazılımlardan da entegrasyon yöntemiyle otomatik arşivleme yapılabilir.

ÖrnekMuhasebe birimindeki faturalar 3-4 ay birimde tutulduktan sonra tarama ve indeksleme yapılarak arşive gönderilir. Arşive düşen kayıt arşiv sorumlusu tarafından uygun dolap ve rafa yerleştirilir. Bu işlem yapıldıktan sonra yazılımdan yapılan aramalarda kolaylıkla bulunan evrakın PDF formatı kullanılır (yazdırma, bilgisayara kaydetme..), eğer ıslak imzalı orijinal nüshaya erişmek gerekirse daha önce yapılan dolap-raf adreslemesi sayesinde arşivci tarafından evrak çok hızlı bir şekilde bulunur.

Ödünç-İade işlemi

Birimlerdeki kullanıcılar arşiv kayıtları üzerinden yetkilerine göre sorgulama yapıp dosya ve belgelere her zaman erişebilirler. Belgelerin orijinal nüshasını ise arşivciden yazılım üzerinden talep edebilirler. Tüm ödünç-iade işlemleri kayıt altına alınır. Bu takip sayesinden evrakın kaybolması, birimlerde uzun süre gereksiz durması engellenir.

Örnek Muhasebe birimindeki kullanıcılar faturaları yazılımdan sorgulayarak PDF formatını kullanılır (yazdırma, bilgisayara kaydetme..), eğer ıslak imzalı orijinal nüshaya erişmek gerekirse ödünç talebi yapılır ve daha önce yapılan dolap-raf adreslemesi sayesinde arşivci tarafından evrak çok hızlı bir şekilde bulunur. Bu işlemler kayıt altına alındığından arşiv dışına ödünç verilmiş belge listesi kolaylıkla alınabilir.

Saklama süresi ve İmha

Belgelerin konularına göre saklama süreleri belirlenir. Bu saklama süresi dolduğunda imha edilir, başka arşive taşınır veya sürekli saklanır. Böylece gereksiz –hukuken hiçbir geçerliliği kalmamış- evrakların saklama, depolama ve yönetme yükü ortadan kalkar.

ÖrnekMuhasebedeki faturalar 10 yıl, personel sicil süresiz olarak saklanabilir. Saklama süresi sonunda bilgisayar ortamındaki taranmış PDF nüshaları temizlenir. Gerçek ortamdaki dosyaların imhası için de adreslemeleri ile birlikte imha listesi raporlanır.

Antetli sayfa tasarımı, PDF formatlama

Şirketinizi temsil eden antetli sayfalar yazılım içerisinde tanımlanır ve tüm resmi yazışmalar bu formata göre otomatik olarak üretilebilir. Formatlama yapılırken sayı, konu, adres, ekler, imzalar gibi alanlar otomatik olarak sayfaya yerleştirilir.

ÖrnekGönderilen teklif formları için kullanılan Word-antetli şablonu sisteme tanıtılır. Daha sonra üretilen tüm tekliflerde sadece gideceği yer, gövde metni gibi değişen alanlar girilir. Yazılım gönderilecek teklifi PDF formatında resmi bir yazıya dönüştürüp normal onay süreçlerine dahil eder veya giden evrak kaydını yapar.

Adres, Ek, İlgi referansları

Yazıların adres, ek ve ilgi alanları yapısal olarak saklanır ve böylelikle daha sonra sorgulama yapmak kolaylaşır. Ayrıca kurulan ilgilerden dolayı tüm arşivdeki dokümanlar arasında gelen-giden-referans bazlı ilişki rahatlıkla arayüzden kullanılabilir.

ÖrnekGümrük müdürlüğü ile yapılan gelen-giden şeklinden 10 adet yazışma tek bir listede görülebilir. Detaylı inceleme için tek PDF haline getirilip çıktısı alınabilir.

Elektronik imza atma ve doğrulama

5070 sayılı elektronik imza kanunu kapsamında yazışmalara e-imza atılabilir. Yazışmalar TSE13298 standardına uygun EYP paketi (Elektronik Yazışmam Paketi) formatında oluşturulur ve ekleri, üstverileri ile birlikte saklanıp tek seferde imzalanır. Başka kurumlardan gelen e-imzalı yazıların doğrulaması yapılarak gerçek imzacıları, imza tarihleri çözümlenebilir.

ÖrnekHazırlanan yazılar Tübitak, e-Tuğra, e-Güven veya Türktrust sertifikaları ile imzalanabilir.

e-Devlet Uyumlu e-yazışma paketi

e-Devlet ile tam entegre çalışan paketler gönderilip alınabilir. Alınan paketler doğrudan gelen evrak defterine kaydedilir. Gönderme ve alma işlemleri KEP üzerinden yapılır.

ÖrnekSanayi Bakanlığı ile yapılan tüm yazışmalar TSE13298 standardına göre KEP üzerinden yapılabilir.

İzin-Vekâlet İşlemleri, yetki devri

İzne çıkan personel/yönetici yerine başka bir personeli vekil bırakabilir. Yetki bırakılan kişi asılın yetkilerine kavuşur ve onun adına resmi yazışma yapabilir.

Örnekİzne çıkan “X” isimli personel yerine “Y” kişisini vekil olarak bırakınca “Y” sisteme girdiğinde “X”’in evraklarını görebilir ve hazırladığı resmi yazıları “X’e vekaleten” (v.) olacak şekilde hazırlayabilir.

Karakter tanıma (OCR)

Taranan PDF belgeleri veya diğer resimler (Jpeg, Tiff, Png, Bmp..) karakter tanıma işlemi ile ayıklanır ve içerisindeki matbu karakterler metine dönüştürülür.

ÖrnekIslak imzalı olarak hazırlanan bir sözleşme tarayıcıya yerleştirilip taranır ve doküman haline getirilip arşivlenir. Daha sonra içerisindeki kelimelere göre arama yapılabilir.

Barkod okuma

Üzerinde barkod olan evrakın barkod bilgisi otomatik olarak okunup indeks alanı ile eşleştirilir.

ÖrnekBarkod üzerinde poliçe tipini tutan matbu formlar taranıp otomatik olarak hiçbir bilgi girişi yapmadan arşivlenebilir.

Word, Excel, Metin, PDF ayıklama

Sadece taranmış belgeler değil tüm Word, excel, metin ve diğer PDF dosyaları kelimeleri ayıklanarak saklanır.

ÖrnekŞirketiniz veya kişisel bilgisayarınızdaki tüm ofis belgeleri arşivlenir içerisinden arama yapılabilir.

Tam metin arama

Tam metin arama (fulltext) özelliği kullanılan veritabanı tarafından sunulmaktadır. Bu özellik sayesinde kurumsal veya kişisel sorgulanabilir arşive kavuşmuş olursunuz.

ÖrnekKendi arşivinizde tıpkı internetteki arama motorlarına benzer bir arayüzden sorgulama yapabilirsiniz.

Word, Excel, Text, Jpeg, Png, Tif, Bmp gibi formatlardan PDF’ye dönüştürme

Bilgisayarınızdaki bir çok bilinen dosya formatı PDF’ye dönüştürülebilir. Çoklu olarak seçilen dosyalar otomatik olarak birleştirilip tek bir PDF haline getirilebilir.

ÖrnekPDF’ye dönüştürmek için farklı arayüzler, PDF yazıcılar veya masaüstüne kaydetme ve tekrar seçme gibi yorucu yöntemlere gerek kalmaz. Sadece web tabanlı arayüz kullanılarak format dönüşümleri hızlıca yapılabilir.

PDF parçalama, birleştirme, sayfa değiştirme, sayfa ekleme

PDF dosyaları sayfalara ayrılabilir, sayfaların yerleri değiştirilebilir, aradan sayfa silinebilir veya sonuna eklenebilir.

ÖrnekDiğer firmalara orijinal Word-excel olarak göndermek istemediğiniz dosyalar PDF’ye dönüştürülerek gönderilebilir veya tarama sırasında kağıt sıkışması neticesinde eksik kalmış bir sayfa daha sonra tek olarak taranıp araya eklenebilir.

Mobil arşiv arama

TRUSTEE sadece masaüstü bilgisayarlardan değil, cep telefonu veya tablet üzerinden de kullanılabilir.

ÖrnekTam metin olarak veya indeks alan bazlı arşiv aramasını cep telefonunuzdan hiçbir kurulum yapmadan kullanıcı adı ve şifreniz ile yapabilirsiniz.

Mobil onay-ret işlemi

Onayınıza sunulan dokümanları cep telefonu ile inceleyip onaylayabilirsiniz.

ÖrnekÖzellikle masa üstü iş yapma fırsatı bulamayan yöneticiler arabada, evde veya yurtdışında onaylarına sunulan dokümanları cep telefonu ile okuyup onaylayabilir.

Mobil evrak havalesi

Size yönlendirilen evrakı mobil ortamdan başkasına yönlendirebilirsiniz.

ÖrnekŞirket dışındayken de günlük gelen evraktan haberiniz olabilir. Personelinize görev ataması yapabilirsiniz.

Doküman yönetimi uyumlu takvim uygulaması

Günlük planlama yaparken doküman yönetimi içerisindeki herhangi bir belgeyi gün planı ile ilişkilendirebilirsiniz.

ÖrnekBu hafta Perşembe günü yapılacak toplantı için kalite belgeleri gün aktivitesine eklenti olarak bağlanabilir.

Toplantı duyuru formu

Toplantı duyuruları şablon olarak tasarlanıp takvimde kullanılabilir.

ÖrnekBu hafta Perşembe günü yapılacak toplantı öncesinde duyuru formu mail ile otomatik olarak katılımcılara gönderilir.

Toplantı tutanağı

Toplantı sonucunda oluşan tutanaklar aktivite ile eşleştirilebilir.

ÖrnekGeçen hafta Perşembe günü yapılan toplantının tutanağı ıslak imzalı taranıp mail ile otomatik olarak katılımcılara gönderilir.

Uyarılar

Takvim aktiviteleri ile ilgili uyarılar sistem tarafından üretilir.

ÖrnekYaklaşan ve geciken hafta aktiviteleri katılımcılar tarafından kolaylıkla izlenebilir.

Yaklaşan işlem

Yaklaşan kritik işlem uyarıları üretilir.

ÖrnekÖnümüzdeki 12 saat içerisinde bitmesi gereken bir aktivite uyarısı.

Okunmayan evrak

Kullanıcıya teslim edilmiş ancak okunmamış olan gelen evrak uyarısı.

ÖrnekPersonelin çalışma düzeni ve kurumsal disiplin bu tip uyarılar ile arttırılıp kontrol altına alınabilir.

Geciken işlem

Gecikme yaşanan aktivite uyarıları.

Örnek48 saat içerisinde bitmesi gereken ancak tamamlanmamış bir aktivite.

Bekleyen onay

Kullanıcılar kendi onaylarına sunulan yazıları listeleyebilirler. Bunun yanında sistemin gerekli uyarıları üretmesi süreci hızlandırabilir.

ÖrnekOnayda beklediği halde 3 gündür bekleyen bir yazı dış resmi süreçleri aksatabilir.

Her birim ve şahıs sadece kendisini ilgilendiren belgelere ulaşabilir

Tüm dokümanlar sadece yetki kontrolü ile açılabilir. Her kullanıcı sadece kendisi ile ilgili olan belgeleri görür.

ÖrnekTaslak çalışmaların tutulduğu bir ortak klasör, herkes tarafından görülebilmesine rağmen klasörü açan kullanıcılar sadece kendi taslak çalışmalarını görebilir. Grup çalışması için yazıyı hazırlayanın başka kullanıcılara yetki vermesi zorunludur.

Klasör, belge, üstveri bazlı yetkilendirme

Tüm klasörler ve belgelere yetki bazlı erişilir. Yetkiler okuma, yazma veya yönetme olabilir.

ÖrnekArşivlenen personel sicil dosyaları sadece belirli yöneticilere açılabilir. Gelen evraka kaydedilen poliçelerin PDF dosyası muhasebe birimi tarafından görülürken sadece TC kimlik no alanı yetkilendirme ile gizlenebilir.

Kurum, birim, rol ve şahıs bazlı yetkilendirme

Yetkilendirme genelde rol bazlı yapılır. Ancak doğrudan şahıs veya birim de yetkilendirilebilir.

ÖrnekBeyannameler tüm İthalat birimi, sözleşmeler tüm avukatlar, kalite belgeleri tüm kullanıcılar tarafından okumaya açılabilir. Bu dokümanları değiştirme yetkisi sadece arşiv sorumlusuna atanabilir.

Gizli, özel, hizmete özel gizlilik dereceleri

Yetkilendirmenin dışında belgelerin bir de gizlilik derecesi vardır. Yanlışlıkla bir yetki verilse bile normal bir kullanıcı gizlilik derecesi koruması nedeniyle gizli evrakları göremez.

ÖrnekMahkemeden gelen bir belge veya üzerinde özel fiyat bilgileri yer alan bir teklif gizli statüsüne alınabilir.