Fiziksel Arşiv Yönetimi

Demo Talep Edin

TRUSTEE Fiziksel Arşiv Yönetimi modülü, birimlerden başlayan arşive gönderme, ödünç alma, iade etme, kurumlara ibraz ve tasfiye/imha süreçlerini bir bütün olarak yönetmenizi sağlar.

Kağıtsız ofis kavramı ile birçok işleyiş türü dijital ortama aktarılmış olsa da, belirli mevzuat gereklilikleri ve muhataplardan gelen kağıt belgelerin varlığı, fiziksel arşiv yönetimi kavramını ortaya çıkarmaktadır.

Fiziksel kağıt olarak üretilmiş olan belgelerin, yasal zorunluluklardan dolayı saklama süresince arşivlenmesi gerekmektedir. Kurumsal arşivlerde belgelerin saklanma biçimi ve dolap-raf düzeni erişim kolaylığı açısından önem arz etmektedir.

Etkin bir arşiv yönetimi ile belgelerin kaybolması, fiziksel nüsha arama zorlukları ortadan kalkmaktadır.

Gelişmiş Özellikler

Birimden arşive gönderme
Ödünç alma, iade etme
Resmi kuruma ibraz işlemleri
Dolap-Raf adresleme
Raf kapasitesi yönetimi
Kutulama ve koli yönetimi
Saklama süresi kontrolü
Tasfiye işlemleri
Zamanında imha (KVKK ve diğer belgeler için)
Alt işletmeler/şirketler için çoklu arşiv yönetimi
Birimler arası transfer işlemleri
ERP entegrasyonu

Detaylar

  • Arşivleme sistemi ERP, MRP, CRM gibi sistemlerle entegrasyona açıktır. Bu entegrasyon web servisleri aracılığı ile yapılmaktadır.
  • Arşive evrak gönderme ve arşivden evrak alma, adresleme işlemleri yapılabilmektedir.
  • Emanetteki doküman takip edilebilmektedir (Fiziksel ödünç-iade takibi).
  • Saklama planı ve buna bağlı imha listeleri oluşturulabilmektedir.
  • Arşive erişim yetkileri düzenlenebilmektedir.
  • Toplu dolap-raf serileri oluşturulabilir.
  • Arşivdeki klasörler dolap-raf bazlı adreslenebilir.
  • Doküman üzerinden veya klasör üzerinden arama yapılıp fiziksel konum bulunabilir.
  • Tüm arşiv işlemleri kayıt altına alınır ve istenirse işlem tutanak formları alınabilir.