0530 973 41 41
info@trustee.com.tr
Modül Adı : Fiziksel Arşiv Yönetimi
Modül Kodu : PA
Bağımlılık : Doküman Yönetim Sistemi kurulumu zorunludur.

İşletmeler cari kullanımı olan evrakları birimsel (canlı) arşivde saklarken (ortalama 1-2 yıl), sıklıkla erişim ihtiyacı ortadan kalkan evrakı ise kurumsal arşivlerde tutarlar. Her ne kadar e-imza kullanımı ile fiziksel arşiv ihtiyacı bir ölçüde ortadan kalksa da çeşitli yasal zorunluluklar ve dış sistemlerle olan iletişim sonucu kağıt ortamında bir çok belge oluşmakta ve arşivlenmektedir.
Kurumsal arşivlerde belgelerin saklanma biçimi, dolap-raf düzeni, erişim kolaylığı etkin ve faydalı bir arşiv yönetimi açısından kaçınılmaz özelliklerdir. Fiziksel arşiv yönetimi modülü, birimlerden başlayan arşivleme döngüsünü, ödünç, iade ve tasfiye işlemleri ile birlikte bir bütün olarak karşılamaktadır.
Doküman yönetim sistemi kullanılırken hangi belgelerin kimler tarafından ödünç alındıkları kolayca fark edilebildiğinden ve ödünç-iade raporu alınabildiğinden dolayı belgelerin kaybolması, evrakların hızlı biçimde bulunamaması gibi sorunlar ortadan kalkmaktadır.
Başlıca Özellikler
  • Dolap-Raf Adresleme
  • Birimden Arşive Gönderim
  • Ödünç İşlemi
  • İade İşlemi
  • Tasfiye İşlemi
  • Saklama Süresi
  • Arşiv Yönetim İşlemleri
  • Birden Fazla Arşiv Tanımı
  • ERP Entegrasyonu
Detay
  • Arşivleme sistemi ERP, MRP, CRM gibi sistemlerle entegrasyona açıktır. Bu entegrasyon web servisleri aracılığı ile yapılmaktadır
  • Arşive evrak gönderme ve arşivden evrak alma, adresleme işlemleri yapılabilmektedir.
  • Emanetteki doküman takip edilebilmektedir (Fiziksel ödünç-iade takibi).
  • Saklama planı ve buna bağlı imha listeleri oluşturulabilmektedir
  • Arşive erişim yetkileri düzenlenebilmektedir.
  • Toplu dolap-raf serileri oluşturulabilir.
  • Arşivdeki klasörler dolap-raf bazlı adreslenebilir.
  • Doküman üzerinden veya klasör üzerinden arama yapılıp fiziksel konum bulunabilir.
  • Tüm arşiv işlemleri kayıt altına alınır ve istenirse işlem tutanak formları alınabilir