Avukatlık Doküman Yönetim Sistemi
Avukatlık Doküman Yönetim Sistemi, hukuk ofisleri ve avukatlar için yenilikçi bir doküman yönetim çözümü sunar.
-
Dijital Hukuk Ofisi
-
Hızlı Başlangıç
-
Kolay Adaptasyon
Bilgi Alın
Hukuk Bürolarında Sorunlar ve Riskler
Dağınık ve İlişkilendirilmemiş Arşiv Yapısı
İlişkili dokümanların farklı konumlarda, yönetilmesi zor metotlar ile saklanması fazladan iş yükü oluşturur. Dokümanların yetersiz üst verileri bu karmaşayı arttırmaktadır.
Kayıp ve Felaket Riski
Sistem arızaları, çalınma, kaybolma, doğal afetler, virüsler ve diğer tüm risklere karşı tedbirsiz kalmak maliyeti yüksek sonuçlara yol açabilir.
Erişim ve Cihaz Bağımlılıkları
Yerel depolama alanlarında barındırılan veriler cihazlara bağımlılık oluşturur ve erişimi zorlaştırır.
Saklama ve Paylaşım
Saklamanın kurum bazında bir ortamda yapılmaması karışıklığa yol açmasının yanında dosya paylaşımını zorlaştırmaktadır.
Gizlilik ve Güvenlik
Verilerin bulunduğu ortamda güvenlik tedbirlerinin yetersizliği ve yurt dışı sunucularda saklanan, paylaşılan veriler gizlilik ilkelerini ihlal edebilir.
Düşük Verimlilik
Merkezi bir doküman yönetim sisteminin yokluğu verimliliği düşürür ve işbirliğini zorlaştırır.
Hukuk Ofisi Dijital Dönüşüm Modeli
Müvekkil-İş Tanımı Bazlı Arşivleme
Dokümanlar müvekkil kayıtları ve altında oluşturulan iş tanımları düzeyinde arşivlenir. Bu sayede dokümanların saklanması ve yönetimi hukuk bürolarının çalışmalarına uygun bir yapıda sağlanır.
-
Kolay Erişim
-
Güvenli Saklama ve Paylaşım
-
Yüksek Kurumsal Hafıza
-
Dava Süreçlerinde Kolay Takip
-
Yüksek Düzen ve Organizasyon
Bulut Teknolojisi & Veri Güvenliği
Trustee, bulut ortamında veya kendi sunucularınızda verilerinize yüksek güvenlikli ve erişilmesi kolay bir yapı oluşturur. Kayıp ve felaket riskleri, gelişmiş bulut altyapısı ile minimize edilir. Geri dönülemez hatalar tamamen önlenir.
-
Veri Yedekleme Seçenekleri
-
Düşük Altyapı Maliyeti
-
Kendi sunucunuzda kurulum seçeneği
-
Felaket Durumlarında İş Sürekliliği
Merkezi Doküman Yönetimi
Hukuk ofisleri için doküman yönetimi, içeriklerin tek bir uygulamada saklanmasını, yönetilmesini, paylaşılmasını sağlar. Bu yapı ile ofisiniz dijitalleşir, verimsiz uğraşılar ortadan kalkar, yüksek işbirliği sonucu daha başarılı çalışma düzeni ortaya çıkar.
-
Dijital Ofis
-
Zaman Tasarrufu ve Verimlilik Artışı
-
Yüksek İşbirliği
-
Doküman Güvenliği
TRUSTEE, işletmenizdeki dokümanların, iş süreçlerinin, kalite uygulamalarının, müşteri ilişkileri ve projelerin yönetiminde kolaylık ve yüksek performans sağlayan, tam entegre modüllerden oluşan bir çözüm platformudur.
Günlük aktiviteler sırasında ortaya çıkan tüm elektronik formlar, versiyonlar, onaylar, e-postalar, taranmış belgeler, fotoğraflar, Word/Excel/PDF/AutoCAD/Jpeg/Png vb. tüm içerikler yaşam döngüleri boyunca iş süreçleri bazında yönetilebilir.
TRUSTEE, sizin kullanım ve bakış açınıza göre şekillenir, iş süreçlerinize uygun olan modüller işletmenizin büyüklüğüne ve ihtiyacınıza göre opsiyonel olarak seçilebilir.
Her bir dokümanın arşivlenmesi için 3 temel bilgi kullanılır:
- Müvekkil
- İş Tanımı
- Belge Tipi
- Taraflar
- Son Tarih
- Ek Açıklamalar
Tüm dosya formatlarını saklayabilirsiniz. Popüler formatlarda giriş ve saklama mümkündür. Örnek olarak; Word, Excel, PDF, Uyap Dosyası (UDF), Metin, Html vb. dosyaları bir müşteri, belge tipi vb. ilişkilendirerek saklayabilirsiniz.
Bunun için 2 seçenek söz konusudur:
- Güvenli bulut ortamı
- Kendinize ait sunucu ortamı
Evet, sakladığınız dosyalar otomatik olarak klasörlere dağıtılır. Bu klasörler Müvekkil ve altında yer alan iş tanımları bazındadır. Böylece raflardaki fiziksel klasörlerinize yakın bir dijital klasörlere gerçekleşir.
TRUSTEE altyapısı sunduğu imkanlarla paketlenmiş özellikleri hizmetinize sunabilmektedir. Avukatlık Bürosu Paketi bu amaç için hazırlanmış birçok zengin özelliği ihtiyaçlarınız doğrultusunda kullanımınıza açan özelleştirilmiş bir alt pakettir.
Bir avukatlık bürosundaki dokümanların yönetimini ve arşivlenmesi sağlayan, kolay arama, bulma, tasnif etme araçları sunan, oldukça basit kullanımlı bir yazılımdır.
Dokümanlara müşteri, iş tanımı ve belge tipi filtrelemesi ile ulaşabilirsiniz. Ayrıca metin arama özelliği ile herhangi bir kelime girerek kendi şirket içi arama motoru özelliğini kullanabilirsiniz.
Dosyalar aşağıdaki biçimlerde sisteme gönderilebilir:
- Gözat ile bilgisayarınızdan tek tek veya topluca gönderim
- Tarayıcı ile tarama (PDF olarak)
- Fotoğraf gönderimi
Evet, ofisinizdeki tüm kullanıcılar için ayrı hesaplar açılabilir. Her kullanıcının yaptığı işlemler ayrı ayrı takip edilebilir. Dosya paylaşımı, ortak kullanım vb. mümkündür.
- Yüksek veri güvenliği.
- Yangın, su basması, çalınma vb. zayiata karşı dijital yedekleme.
- Kolay arama, bulma, paylaşım, inceleme, ilişkilendirme.
- Merkezi bir doküman yönetimi ile dijital ofis kavramını tam olarak uygulamanızı sağlar.
Gelişmiş Özellikler
Müvekkil Hesapları
Müvekkil hesaplarını organizasyon/kişi olarak ekleyebilir ve ilgili tüm aktiviteleri yönetebilirsiniz.
İş Tanımları
Oluşturulan müvekkil hesaplarının altında iş tanımları oluşturabilirsiniz.
Müvekkil-İş Tanımı Bazlı Klasör Yapısı
Sistem, müşteri-iş tanımı hiyerarşisi altında oluşan arşivinizi yönetilmesi en kolay şekilde oluşturur.
UYAP Editör Entegrasyonu
Sistem UDF dosyaları ile uyumlu çalışmaktadır. UDF dosyalarını yerel UYAP editörü ile düzenleyebilir, versiyon takibi gerçekleştirebilir ve arşiv belgeleri içinde ön izleme yapabilirsiniz.
Dosya Türünden Bağımsız Arşivleme
PDF, Word, Excel, UDF, Metin, Jpeg, Png, Video, Ses vb. limitsiz içerik saklayabilirsiniz.
Toplu Dosya Yükleme
Toplu dosya yükleme sayesinde arşivlemede oluşan zaman maliyetleri minimuma iner ve sisteme adaptasyon süreci kolaylaşır.
Outlook Entegrasyonu
Outlook üzerinden doğrudan doküman arşivinize erişebilir ve e-posta arşivleme, dokümanları e-postaya ekleme gibi özellikler ile mail akışınızı en verimli şekilde yönetebilirsiniz.
Müvekkil ile Dosya/Klasör Paylaşımı
Gelişmiş paylaşım seçenekleri ile dosya ve klasörleri merkezi bir yapıdan müvekkilleriniz ile paylaşabilirsiniz.
Mobil Uygulama
Mobil uygulama sayesinde cebinizden tüm dokümanlara erişim sağlayabilirsiniz.
Tam Metin Arama
Arşivinizde tam metin arama yaparak aradığınız içeriği saniyeler içerisinde bulabilirsiniz.
Takvim, Son Tarih Kontrolü ve Görev Yönetimi
Dosyalar üzerinde son tarih kontrolü ve görev yönetimi takvim uygulaması ile birlikte verimli iş takibini sağlar.
Paylaşımlar ve Yetkilendirme
Tüm içeriklerinizin yetkilendirmesi özel olarak ayarlanabilir. Bu içerikleri dış ortamla veya iç kullanıcılar ile kolayca paylaşabilirsiniz.
Müvekkiler ile Klasör/Dosya Paylaşımı
Avukatlık Doküman Yönetim Sistemi, büro arşivinizde saklanan klasörleri, dosyaları gelişmiş seçenekler ile müvekkillerinizle paylaşmanızı sağlar. Bu sayede müvekkiller ile dağınık bir şekilde farklı kanallardan yapılan dosya paylaşımları yerini merkezi ve güvenli bir dosya paylaşımına bırakır.
- Dosya Paylaşımı
- Klasör Paylaşımı
- Güvenlik & Yetkilendirme & İki Faktörlü Doğrulama
Kolay Adaptasyon - Basit Kullanım Arayüzü
Trustee Avukatlık Doküman Yönetim Sistemi, arka planda fazla özellik barındırmasına rağmen uygulama arayüzü paket kapsamında son derece sade ve kullanımı basit tasarlanmıştır. Bunun yanında uygulamaya geçiş esnasında yaşanan zaman maliyetleri toplu aktarım araçları ile minimum seviyeye indirilmiştir.
- Sadeleştirilmiş uygulama arayüzü
- Toplu Aktarım Aracı
- Kolay Adaptasyon Süreci
- Canlı Destek
Demo Seçenekleri
- Demo seçenekleri, temel özellikleri ve faydaları en hızlı şekilde keşfetmenizi mümkün kılmaktadır.
- Demo kurulumu sayesinde sistemi tüm özellikleri ile kullanabilir ve deneyebilirsiniz.
- Canlı demo talebi, sistemin tüm özelliklerini bir uzman ile birlikte keşfetmenizi sağlar.
