Evrak Takip Sistemi

Demo Talep Edin

Evrak Takip Sistemi, kurum, birim ve kişi bazında evrak kaydı, teslim, havale, iade, iptal, dosyalama işlemlerini gerçekleştirir.

TRUSTEE, BPM süreç yönetimi yaklaşımının yanında, klasik anlamda evrak takip sistemi de sunmaktadır. Bu sayede gelen-giden evrak-KEP-e-posta, kargo takibi, defter yönetimi, teslim-zimmet, havale, iade, iptal vb. işlemler gerçekleştirilmektedir.

Evrak takibindeki otomatik ve manuel dosyalama özellikleri sayesinde, kurum ve birim bazında dijital klasörleriniz arka planda oluşur.

Evrak takip sistemi gelen belgelerin zamanında ilgilileri tarafından teslim alınmasını ve gerekli aksiyonun başlatılmasını kolaylaştırır. Gelen-giden arasında bağlantı kurarak iç ve dış yazışmalarda konu bütünlüğünü temin eder.

Numaratör (sayaç) özelliği ile her gelen-giden belgeye sıra numarası verilerek kurumsal kayıt sistemi oluşumunu sağlanır.

Gelişmiş Özellikler

Gelen-Giden evrak kaydı, defter takibi
Teslim, havale, iade, iptal işlemleri
Sorumlu atama
Son tarih atama
Otomatik dijital dosyalama
Aylık, günlük, defter dökümleri
e-imza & KEP entegrasyonu
Dağıtım ağacı ile zimmet takibi
Evraktan aksiyon ve süreç başlatma

Detaylar

  • Program kurum, birim ve şahıs bazında evrak defter takibi yapabilmektedir.
  • Her evrak için sayı, tarih, konu, son tarih, gelen-giden, belge türü, durum, öncelik gibi bilgiler tutulabilmektedir. Bu alanlara göre sorgulama yapılabilmektedir.
  • Evrak dağıtımı, havale, teslim/zimmet, iade işlemleri yapılabilmektedir.
  • Evrak defterleri, doküman yönetim sistemi ile entegre çalışabilmektedir.
  • Kurum içi zimmet işlemleri her kullanıcı tarafından online olarak izlenebilmekte, “teslim alındı”, “iade edildi” gibi evrak durumları anında görülebilmektedir.
  • Evrak ekleri ile birlikte saklanabilmektedir.
  • Evrak işleri ile ilgili uyarı mekanizmaları vardır ve istenilirse çeşitli iletişim şekilleri üzerinden (email, sms, fax …) otomatik uyarı tanımı yapılabilmektedir.
  • Evrakın iç dağıtımında doküman fiziksel olarak kopyalanmamakta, orijinali bir tane tutulmakta ve dağıtımlar için link oluşturulmaktadır.
  • Evrak sistemi iş akışlarına bağlanabilmektedir.
  • Dosyalama sistemi için tasfiye planı oluşturulabilmektedir, tasfiye durumları klasörler ile ilişkilendirilebilmektedir. Dosyalama sistemi için istenilen hiyerarşik yapı oluşturulabilmektedir.
  • Dağıtım planları oluşturulabilmektedir.
  • Evrakların manuel yöntemle tarih-sıra no girişi yapılabilmektedir. Program kronoloji kontrolü yapmakta ve evrakların tarih ve sıra no bilgileri arasındaki ilişkide hata olursa kullanıcıyı uyarmaktadır.
  • Havale işlemleri sırasında hiyerarşiye uygun olmayan evrak yönlendirmeleri engellenmektedir. Evrak ekranlarında kullanılan hedef kurum/birim seçimi, sorumlu atama vb… listeler için kural tanımlanabilmektedir. Bu kurallara göre her birim sadece kendisini ilgilendiren kişi ve birim kayıtlarını görebilmektedir.
  • Evrakların kapalı ve açık durumları takip edilebilmektedir. Belirli tarih aralığındaki kapatılmamış evraklar, sorumlu bilgileri, son tarih tarihlerine göre sorgulanabilmektedir.
  • Evrakların kurum içerisinde hangi birimleri dolaştığı ve havale edilen yerler, atanan sorumlular kolayca izlenebilmektedir.
  • Evrakların asıl, fotokopi ve faks nüshalarının nerede oldukları takip edilebilmektedir.
  • Evrak defterleri üzerinde kural tanımları yapılabilmektedir. Bu kurallar ile belirli koşullar sağlandığında otomatik olarak havale listesi oluşturulabilmektedir, otomatik okuma yetkileri verilebilmektedir.
  • Bir kullanıcı yetki verilmesi durumunda birden fazla evrak defterini görebilmekte ve yönetebilmektedir.
  • Evrak defteri üzerinden kolaylıkla işlem başlatılabilmektedir. Bir evrak ile başlatılmış olan işlemler takip edilebilmektedir. Bir evrak ile yeni bir işlem başlatılabildiği gibi, evrak önceden başlatılmış olan bir işleme de bağlanabilmektedir.
  • Evraklar arasında ilgi kurulabilmektedir. İlgi listesi tarihe göre sıralanmakta ve bir evrak açıldığında bu evrakla ilgili olan tüm evraklar geliş-gidiş tarihlerine göre listelenebilmektedir.
  • Evraklar üzerindeki indeks alanlarına göre arama yapılabilmektedir.
  • Kaydı yapılan evraklar seçilen dosya koduna göre otomatik olarak arşivlenmektedir. Arşiv dosyasına henüz kaldırılmamış olan evraklar “İşlemdeki Yazılar” adında aktif bir klasörde saklanabilmektedir, işlemi tamamlandıktan sonra kalıcı klasörlere taşınabilmektedir.
  • Evrak sistemi birden fazla tarayıcı profili ile çalışabilmektedir. USB tarayıcı ile evrak oluşturmak mümkündür.