Trustee Platformuna Genel Bakış
Tek platform, geniş çözüm havuzu, tam entegre modüller
Tüm süreçleriniz tek platformda
Genel Bakış
TRUSTEE, işletmenizdeki dokümanların, iş süreçlerinin, kalite uygulamalarının, müşteri ilişkileri ve projelerin yönetiminde kolaylık ve yüksek performans sağlayan, tam entegre modüllerden oluşan bir çözüm platformudur.
Günlük aktiviteler sırasında ortaya çıkan tüm elektronik formlar, versiyonlar, onaylar, e-postalar, taranmış belgeler, fotoğrafl ar, Word/Excel/PDF/ AutoCAD/Jpeg/Png vb. tüm içerikler yaşam döngüleri boyunca iş süreçleri bazında yönetilebilir.
TRUSTEE, sizin kullanım ve bakış açınıza göre şekillenir, iş süreçlerinize uygun olan modüller işletmenizin büyüklüğüne ve ihtiyacınıza göre opsiyonel olarak seçilebilir.
Trustee Edisyonları
TRUSTEE’nin kolaylık ve yüksek performans sağlamasının yanında en önemli özelliklerinden birisi, kurumsal düzeyde büyük ölçekli sunucu sistemlerinde çalışabildiği gibi, optimum fiyatlandırma seçenekleri ile küçük ölçekli projelerde de kullanılabilmesidir.
İşletmenizin büyüklüğü ve kullanıcı sayısına göre ölçeklenen farklı seviyelerdeki edisyon paketleri, size düşünebileceğiniz en hızlı başlangıç modelini sunabilir.
-
Personal Edition
-
Micro Edition
-
Corporate Edition
-
Standard Edition
-
Enterprise Edition
IT yatırım planınıza en uygun olan modeli seçebilirsiniz
Trustee Kurulum Seçenekleri
TRUSTEE özelliklerini kurum içi ve bulut olmak üzere 2 farklı model ile kullanabilirsiniz.
Kurum İçi (OnPrem) model tüm bilgilerinizin kendi sunucunuzda saklanmasını sağlar. Bir anlamda kapalı devre bir yöntemdir ve daha korunaklıdır.
Bulut (Cloud) model ise hiçbir altyapı yatırımı gerektirmeden hızlıca dijital ofise geçiş yapmanızı sağlar. SSL ve iki faktörlü doğrulama seçenekleriyle yüksek güvenlikli sunucularda dosyalarınız ve verileriniz periyodik olarak yedeklenir.
Trustee Modülleri
Hızlı başlangıç, yüksek performans
Çözümler ve Sektörel Paketler
Profesyonel analiz çalışmaları sonucu ortaya çıkmış çözümler ve sektörel paketler ihtiyacınızı tam olarak karşılayan yazılım sistemlerinin projelendirilmesi ile oluşur.
Mikro işletmelerden kurumsal ölçekli işletmelere
Güveninizi Kazanmış
Trustee Ürün Ailesi
Trustee platformunda doküman ve iş akış yönetimi, kalite yönetimi, müşteri ilişkileri yönetimi, ek modüller başlıkları altında bulunan ürün portföyü sektör liderlerinin ve birçok KOBİ'nin tercihi oldu.
Performansı arttıran özellikler ve aksesuarlar
Gelişmiş Özellikler
-
Trustee Mobil
-
Durum Raporu ve Uyarılar
-
Takvim, Görev Yönetimi, ToDo Listeleri
-
Yetkilendirme ve Güvenlik
-
OCR, Barkod ve Desen Tanıma
-
Yardım ve Dokümantasyon Aracı
-
Servis Büro (Tarama-İndeksleme) Hizmetleri
Trustee Mobil ile dokümanlar cebinizde
Mobil kullanım, doküman arama, onay süreçleri, evrak
teslim-havale işlemlerinizi kolaylaştırır ve masa başı
zorunluluğunu ortadan kaldırır.
Mobil imza ile birleştirildiğinde ileri seviyede bir kullanım rahatlığı ortaya çıkar. Tarafınıza yönlendirilen onayları mobil e-imza ile onaylayıp resmi belge oluşumunu sağlayabilirsiniz.
Mobil kullanım ofis dışından yaptığınız çalışmalarınızda konfor sağlar.
-
Onaylarım uygulaması ile kolay erişim ve uyarılar
-
Arşiv arama
-
Onay-ret işlemleri
-
Evrak havalesi
-
Kalite dokümantasyonu
-
Mobil imza ile entegrasyon
Durum Raporları ve Uyarılar
-
Uyarı sistemi doküman ve iş akış süreçleri için hayati öneme sahiptir. Kritik evrakların zamanında işlem görememesi, sürecin son tarihlerde yaşanan aksamalar, doğrudan parasal ve fonksiyonel kayıplara yol açabilecek gecikmeler, her işletme için risk oluşturur.
-
Kullanıcıların biriken işleri içerisinde en acil ve en önemli olana odaklanabilmeleri ancak iyi tasarlanmış bir uyarı mekanizması ile mümkündür.
-
TRUSTEE, tarih ve saat özelliklerine sahip tüm kayıtları izlemeye alır, istatistiksel hesaplamalar yapar ve sizi zamanında uyarır.
-
Tamamlanmayan iş akış aktiviteleri, okunmayan/ cevaplanmayan gelen evrak, süreli işler, sözleşme son tarihleri, takvim etkinlikleri vb. tüm kayıtlar, kullanıcıya e-posta, sms, gösterge paneli gibi ortamlarda yansıtılır.
-
Durum raporu uygulaması
-
Anlık uyarı sistemi
-
Periyodik uyarı sistemi
-
E-posta, sms ve masaüstü bazlı uyarılar
-
Konu bazlı, birim bazlı filtreleme
-
Yaklaşan ve geciken işler
Takvim, Görev Yönetimi, ToDo Listeleri
-
TRUSTEE ofis çalışmalarında, masaüstü notlarından başlayıp, karmaşık süreç yönetimine varan tüm aşamalarda size takip-izleme imkanları sunar.
-
Küçük-basit notlarınızı ToDo listesine kaydedip, daha sonra bu liste üzerinden son tarih belirleme, sorumlu atama, görev başlatma, öncelik belirleme gibi özellikleri kullanıp işlerinizin ilerlemesini kontrol altına alabilirsiniz.
-
Tarih özelliği taşıyan tüm kayıtları aynı anda takvim üzerinden de izleyebilirsiniz.
-
Takvim üzerinde oluşturduğunuz etkinlikleri katılımcılara e-posta yolu ile ulaştırabilirsiniz.
-
Görev yönetimi (Task Management) bütün modüllerle bütünleşik olarak çalışan ve her yerden başlatılabilen bir arayüz sunar.
-
Biriken iş listelerinizi öncelik derecesine göre renkli görünümlerle sıralamanız, iş yoğunluğu içerisinde daima en öncelikli konuya odaklanabilmenizi sağlar.
-
Doküman yönetimi uyumlu takvim uygulaması
-
Formatı düzenlenebilen HTML toplantı duyurusu
-
Toplantı tutanağı formu ile entegrasyon
-
Hiyerarşik yapılacaklar (ToDo) listesi
-
Görev yönetimi ile sorumlu atama, son tarih belirleme
-
Süreç yönetimi ile işletmeye özel iş akış tasarımı
-
Tüm arayüzlerden hızlı görev başlatabilme imkanı
Yetkilendirme ve Güvenlik
-
TRUSTEE tüm verilerinizi çok katmanlı bir güvenlik mekanizması ile koruma altına alır.
-
Tüm klasörler, dokümanlar, menüler, iş akışı ve aktiviteler, o anda çalışan kullanıcının yetkilerinin kontrol edilmesinden sonra erişilebilir hale gelir.
-
Web erişimi kontrolü, rol bazlı yetki kontrolü, gizlilik derecesi kontrolü, yetkilendirme amacıyla tetiklenen katmanlardan bazılarıdır.
-
Her aktivite öncesi yetkilerin kontrol edilmesi önemli olduğu gibi, aktivite sonrası log kayıtlarının oluşumu ve kullanıcı/pc-makine/IP bazlı izleme seçeneklerinin olması da güvenliğin önemli bir parçasıdır.
-
Yetkiler, izin-vekalet işlemi sırasında asıl ve vekil arasında otomatik olarak devredilmektedir. Bu da personel izin gidiş-gelişlerinde işlerin devamlılığı açısından büyük kolaylık sağlamaktadır.
-
TRUSTEE arayüzünde, klasörler ve dokümanlar gibi çok sık kullanılan hiyerarşik nesneler için toplu yetkilendirme seçenekleri mevcuttur. Bu seçenekler sayesinde bir klasörün tüm alt nesneleri için topluca yetki düzenlemesi yapılabilir.
-
Tetikleyici tanımlama yöntemi ile klasörlerde oluşan dokümanlar için otomatik yetkilendirme tanımlaması yapılabilmektedir.
-
Kullanıcı girişlerinde tam güvenliğin sağlanması amacıyla, 5 kademeli güçlü şifre zorunluluğu, e-imza veya sms ile iki faktörlü doğrulama seçenekleri kolaylıkla devreye alınır.
-
TRUSTEE güvenlik duvarı ile IP/makine adı/ kullanıcı bazlı giriş kısıtlaması yapmak mümkündür. Özellikle internete açılması gereken bazı özel formların erişiminde kritik düzeyde kısıtlamalar sağlayabilmektedir.
-
Kurum, birim, rol ve şahıs bazlı yetkilendirme
-
Klasör, menü, belge, üstveri bazlı yetkilendirme
-
Gizli, çok-gizli, özel, hizmete-özel gizlilik dereceleri ile tasnif
-
Sms ve e-imza ile iki faktörlü doğrulama
-
Güçlü şifre kullanımı
-
LDAP ile giriş entegrasyonu
-
ERP tabanlı özel giriş yöntemi
-
Web servis ve servis metodu bazlı güvenlik katmanı
-
Dosya şifreleme seçeneği
OCR, Barkod ve Desen Tanıma
-
OCR (Optical Character Recognition) özelliği, resim ve taranmış belgeler üzerindeki matbu yazıların otomatik olarak sistem tarafından karakter formatına dönüştürülmesi olarak tanımlanır. Bu sayede tüm taranmış belgeler üzerinde kelime bazlı sorgulama yapılabilir. Hiçbir kayıt/indeks bilgisi girilmemiş olsa bile TRUSTEE dijital arşivine dahil olan tüm içerikler üzerinde metin araması mümkündür.
-
OCR yanında word, excel, metin, metin-pdf gibi dosyaların içerisindeki kelimeler de veritabanında tam-metin araması ile indekslendiğinden, bu verilerde sorgu sonuçlarına otomatik olarak dahil edilmektedir.
-
Böylece işletme kendi arşivi üzerinde kapalı devre bir arama motoruna sahip olmaktadır. Bu da herhangi bir belgenin bulunmasında, arşiv incelemelerinde, iç denetimlerde, doküman ilişkilendirme işlemlerinde kolaylık sağlamaktadır.
-
TRUSTEE içerik yönetimi, asenkron bir OCR sürecine sahiptir. Sistemde dahil edilen belgeler kullanıcıyı bekletmeden kayıt altına alınır ve OCR iş kuyruğuna eklenir. Arka planda karakter tanıma tamamlanınca, dokümanlar sorgu işlemlerine otomatik olarak dahil olur.
-
Barkod kullanımı, taranmış belgelerin barkodu üzerinde saklanan bilginin niteliğine göre, çeşitli işlemlerden geçirilmesini sağlar. Özellikle evrak tipini ifade eden barkod uygulamaları otomatik sınıflandırmada büyük kolaylık sağlamaktadır.
-
TRUSTEE barkod bileşenleri, Codabar, Code128, DataMatrix, EAN13, RSS14, UPCA, UPCE, karekod çeşitleri vb. birçok standardı desteklemektedir.
-
Desen tanıma özelliği, TRUSTEE içerisindeki OCR ve barkod özellikleri ile birleştirildiğinde, yüksek miktarda dokümanı işlemden geçirmeyi gerektiren projelerde toplu-işlemler/sınıflandırma/veri-okuma/ anlamlandırma gibi çalışmalara altyapı sunmaktadır.
-
Karakter tanıma (OCR)
-
Word, excel, metin, PDF ayıklama
-
Barkod okuma, yazma, zengin barkod çeşitleri
-
Karekod işlemleri
-
Tam metin arama
-
Desen tanıma, otomatik sınıflandırma
-
Arka planda toplu OCR işlemleri
-
Doküman tipine ve boyutuna göre OCR işlem istisnası oluşturma
Yardım ve Dokümantasyon Aracı
-
TRUSTEE ile kendi kurum içi dokümantasyonunuzu oluşturabilirsiniz. Kütüphane, kitap, bölüm ve makale oluşturma seçenekleri sunan sistem özel bir giriş arayüzüne sahiptir. Girilen bilgilerden word, pdf, html bazlı dokümantasyon çıktısı almak mümkündür.
-
Dokümantasyon içerisindeki her makaleye ayrı bir kod vererek, sistemin farklı yerlerinden açılabilmesi için atıf oluşturabilirsiniz. Böylece süreç yönetimini kullanan personelin yapacağı işleri, doğrudan online sistemden talimat şeklinde okuyup incelemesini sağlayabilirsiniz. Bu imkan yeni personelin göreve adaptasyon süresini kısaltacaktır.
-
Canlı dokümantasyon oluşturma
-
Kütüphane, kitap, bölüm, yazı/makale hiyerarşisi
-
Paragraf, madde listesi, resim, canlı link ve zengin içerikler
-
PDF, word, html olarak dışa aktarma
-
Makale atıf kodu ile online yardımcı oluşturma
-
Özelleştirilmiş yardım dokümanı ekleme
-
Personel için eğitim içerikleri ekleme
Servis Büro (Tarama-İndeksleme) Hizmetleri
TRUSTEE modüllerinin sağladığı tam entegre ortam ile tarama indeksleme projeleri yüksek verimlilikte gerçekleşebilmektedir.
Servis büro hizmetleri bir işletmenin kağıt ortamında sakladığı arşivleri, dijital arşiv haline dönüştürmektedir. Böylelikle online erişim, indeks alanlarına göre sorgulama, kelime araması (fulltext search), otomatik dosyalama, paylaşım, çıktı alma gibi işlemler mümkün olmaktadır.